Lucrez cu SharePoint din 2003. Am trecut prin fiecare etapă majoră a platformei — de la primele implementări on-premise până la agenții AI grounded pe conținut organizațional.

În industria noastră lumea uită repede de unde am plecat. Pentru cineva care decide azi despre Copilot, agenți și governance, contextul de unde vine SharePoint contează — pentru că explică unde merge.

Iată parcursul, comentat din perspectiva cuiva care a fost acolo.

— Denis Stadler, Founder, Stadler & Partners

Primele implementări SharePoint erau brute. Servere on-premise, configurări manuale, training-uri în care explicam ce e un „document library”. Problema reală pe care o rezolvam nu era una de inteligență — era una de ordine. Companiile aveau mailbox-uri blocate de atașamente și share-uri de rețea haotice.

SharePoint a adus structură, versionare și un mod consistent de a colabora între departamente. Pentru multe organizații, asta a fost suficient. Pentru altele, intraneturile au devenit cimitire de conținut — pentru că valoarea SharePoint depindea de disciplina utilizatorului, nu de platformă.

Trecerea SharePoint în cloud, ca parte din Microsoft 365, a eliminat povara de infrastructură: fără servere de actualizat, fără probleme de scalare, fără proiecte de migrare la fiecare câțiva ani.

Mai important, SharePoint a devenit fundația invizibilă pe care funcționează Teams, OneDrive, Power Automate și Power Apps. Cei care încă vorbesc despre SharePoint ca despre „un produs separat” nu au înțeles această schimbare.

La noi, pachetul Microsoft 365 Cloud Foundation este construit exact pe această realitate: SharePoint nu se mai „implementează” — se configurează corect ca fundație pentru tot ce urmează.

Microsoft Graph, Delve, Cognitive Services — primele instrumente prin care SharePoint a început să „învețe” cine cu cine lucrează, ce conținut e relevant, ce se caută des.

A fost prima dată când valoarea unui intranet a încetat să mai fie măsurată în cât de mult conținut stochezi — și a început să fie măsurată în cât de repede găsești ce ai nevoie.

Microsoft 365 Copilot a transformat SharePoint dintr-un repository pasiv într-un partener activ în munca de cunoștințe.

Un angajat nou cere politicile HR în limbaj natural și primește răspunsuri în câteva secunde. Un vânzător cere un briefing pre-meeting și Copilot îl construiește din emailuri, documente și note de pe SharePoint. Un manager generează o pagină de proiect dintr-un prompt.

Pentru noi, asta a deschis o categorie nouă de proiecte: implementări Copilot care nu se opresc la „am cumpărat licențele”. Adopția reală cere pregătirea conținutului, governance, training și măsurare. Fără ele, Copilot rămâne un buton scump pe care nu-l apasă nimeni.

Pentru parcursul complet al Copilot către agenți autonomi, vezi articolul nostru despre Microsoft 365 Copilot Wave 3.

Etapa actuală. Și partea cea mai interesantă a muncii noastre de zi cu zi.

Cu Copilot Studio construim agenți specializați: un agent juridic care înțelege contractele și politicile clientului, un agent tehnic care răspunde pe documentația de inginerie, un agent HR care ajută angajații să găsească răspunsuri despre beneficii.

Toți acești agenți sunt grounded în conținutul SharePoint al clientului. Nu inventează. Nu halucinează către internet. Răspund pe baza adevărului intern al organizației.

În Apollo 365 — soluția noastră de Digital Workplace pe Microsoft 365 — exact aici stă acceleration layer-ul: SharePoint ca fundație, Apollo 365 ca experiență de workplace, agenții ca extensie inteligentă a echipei.

Adevărul incomod despre AI pe SharePoint: amplifică tot. Inclusiv greșelile.

Permisiunile slabe pe care nimeni nu le-a verificat de cinci ani devin brusc vizibile. Conținutul sensibil care era „ascuns prin obscuritate” apare în răspunsuri Copilot. Riscurile de conformitate (NIS2, GDPR) cresc exponențial când oricine poate cere orice în limbaj natural.

Piloni de guvernanță pe care îi configurăm înainte de Copilot:

• Sensitivity Labels — etichetare automată a conținutului sensibil.
• Access Reviews — revizuiri periodice ale permisiunilor.
• Lifecycle Management — politici de retenție și arhivare.
• Data Loss Prevention — protecție împotriva scurgerilor.
• Restricted SharePoint Search — controlul exact al ce poate căuta Copilot.

Governance nu mai este o problemă de IT. E o problemă de cultură organizațională. Asta facem în pachetul Microsoft 365 Cloud Foundation: nu lăsăm clienții să intre în era agenților fără să-și fi pus mai întâi fundația în ordine.

Viitorul SharePoint este unul inteligent, proactiv și încorporat în fluxul de lucru. Personalizare mai profundă, agenți care nu doar răspund ci acționează — aprobă, fac update-uri, declanșează workflow-uri prin sisteme.

Pentru noi, asta se traduce în acceleration layer-ul pe care îl oferim deja: combinația de Power Automate, n8n, UiPath și agenți Copilot Studio care fac orchestrarea end-to-end. SharePoint e sursa de adevăr. Agenții sunt mâinile. Workflow-urile sunt nervii.

Dinozaurii care au supraviețuit acestei evoluții sunt cei care au încetat să trateze SharePoint ca depozit și au început să-l trateze ca infrastructură pentru inteligență.

Aceeași misiune ca în 2003 — să ajutăm oamenii să găsească informația de care au nevoie ca să-și facă treaba bine. Doar că instrumentele au crescut. Și impactul lor, la fel.

Vrei să discutăm cum arată drumul de la SharePoint clasic la un workplace cu agenți inteligenți pentru organizația ta?

Implementări Microsoft 365 Copilot, agenți Copilot Studio și governance făcut corect — pe fundația Cloud Foundation, livrate prin Apollo 365. Scrie-ne și stabilim o discuție tehnică fără presiune.

Microsoft Viva este o platformă de experiență a angajaților care aduce resursele interne ale organizației dvs., cum ar fi comunicațiile, cunoștințele, învățarea și perspectivele în Microsoft Teams, cu scopul de a facilita partajarea, colaborarea și discuțiile într-un singur loc. Există patru piloni principali în Viva – Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics și Viva Connections.

Viva Connections este o aplicație care vă permite să integrați Apollo 365 Portal Intranet cu Microsoft Teams, permițând astfel accesul la Apollo 365 Portal Intranet din aplicația Teams. Acest lucru înseamnă că nu trebuie să ieșiți din aplicația Teams pentru a căuta în portal- se află chiar acolo, în partea stângă a panoului de navigare în aplicația Teams. Viva Connections poate fi personalizat cu logo-ul organizației dvs. și oferă aceeași experiență ca în cazul navigării pe portalul intranet în afara aplicației Teams.

Apollo 365 îți aduce la un loc toate resursele de care ai nevoie pentru a lucra ușor, productiv și eficient, de oriunde.

În portalul intranet ai propriul birou digital, un hub de colaborare și interacționare cu clienții și colegii, în care poți gestiona și procesele comune precum registratura, cererile de concediu, aprobarea contractelor, aprobarea achizițiilor, revizuirea procedurilor de lucru și altele.

Pentru o prezentare detaliată a soluției consultați pagina Apollo 365 Portal Intranet (SharePoint Online).

Apollo 365 Portal Intranet este un instrument util care permite partajarea informațiilor și resurselor în cadrul organizației, în special în această eră digitală în care existența unui hub digital este vitală pentru promovarea culturii companiei și a comunicării.

Odată cu creșterea numărului de angajați care optează pentru munca de acasă sau cei care aleg să urmeze un model hibrid, este important ca angajații să se simtă implicați și să aibă un sentiment de apartenență la cultura organizațională.

Chiar dacă multe companii folosesc un intranet propriu, Microsoft Teams este adeseori cea mai utilizată resursă pentru comunicarea internă și colaborare între membrii echipei. De aceea, în opinia noastră integrarea Microsoft Teams cu Apollo 365 Portal Intranet prin Microsoft Viva Connections ar putea fi un pas util de făcut.

Microsoft Teams nu poate înlocui o soluție de tipul Apollo 365 Portal Intranet, însă el poate constitui unul dintre cele mai bune instrumente de colaborare disponibile pentru organizații și reprezintă din ce în ce mai mult o resursă pentru munca la distanță.

Interfațarea prin Viva Conenctions a Apollo 365 Portal Intranet cu Microsoft Teams va însemna că veți putea accesa resursele din cadrul intranetului (informații, documente, procese și aplicații particularizate) direct din aplicația Teams, de pe orice device.

Cu Apollo 365 poți crea o secțiune specială pentru angajați. În acest portal de comunicare vei putea agrega informații legate de resurse umane, poți gestiona înscrierile la programe interne de traininguri – program, locuri disponibile, mod de înregistrare și poți publica joburile disponibile cu recrutare internă.

Comunicarea în cadrul companiei este unul dintre mijloacele prin care te asiguri de bunul mers al lucrurilor, de aceea, orice strategie de business ar trebui să includă, obligatoriu, dialogul constant cu angajații. Ar fi bine ca angajații să fie în permanență informați despre direcția de dezvoltare a companiei, despre noutățile din companie, de proiectele aflate în derulare și cum ar putea ei contribui mai bine la dezvoltarea organizației din fac parte.În același timp pentru că procesul de comunicare funcționează sau ar trebui să funcționeze în ambele sensuri, orice companie trebuie să asigure angajaților posibilitatea ca aceștia să ofere feedback. Aceștia se vor simți valorizați, ceea ce va conduce la implicare și creșterea productivității.

Acest lucru poate fi mai dificil de realizat în perioada actuală, în care munca s-a transformat, fiind utilizat pe scară largă formatul hibrid sau modelul work from home. Cu o organizare bine pusă la punct, comunicarea cu angajații poate fi la fel de eficientă ca și atunci când ei ar fi zilnic la birou.

Pe lângă faptul că ajută la menținerea unui climat de lucru favorabil, o interacțiune constantă cu salariații îți asigură o informare actualizată asupra diverselor proiecte în care sunt angrenați.

Portalul de intranet din Apollo 365 are exact această menire: de a facilita comunicarea cu angajații, printr-o serie de funcționalități. Iată care sunt acestea:

• În primul rând, portalul are rolul de a publica informațiile generale ale companiei către angajați.
• Este modalitatea prin care compania se poate „prezenta” angajaților săi, de aceea, este o resursă excelentă de a cultiva apartenența la organizație. Prin această „fereastră”, angajații sunt invitați să descopere cultura organizațională la care au aderat și nu numai. Informațiile privind misiunea companiei, viziunea de business, valorile comune și un scurt istoric al companiei sunt accesibile tuturor.
• În același timp, pentru buna informare a angajaților, aici se pot adăuga organigrama, adresele punctelor de lucru.
• Tot în intranet sunt incluse procedurile de lucru: procesele de publicare și revizuire, regulamentele interne, cele privind protecția datelor (GDPR). Fiind disponibile online, angajații le pot consulta la orice moment.
• Toate aceste date puse la dispoziția angajaților au menirea de a asigura transparența și în același timp, de a crea imaginea companiei în care lucrează.
• Intranetul poate include și o secțiune de Știri și newsletter. Aceasta poate viza rezultatele companiei: de exemplu: rapoarte de progres intermediare sau raportul anual, distincții obținute de o echipă sau clasarea companiei într-un top. Știrile sunt agregate automat la nivel ierarhic superior. Tot în această secțiune se pot crea newsletters care se pot expedia unui grup de utilizatori preselectat.
• Alte funcții care pot fi incluse în portal sunt secțiuni adresate salariaților: de exemplu, prezentarea beneficiilor pe care oferă compania, ce posturi vacante sunt disponibile pentru a fi ocupate prin selecție internă, programul de training-uri – locuri disponibile, modul de înregistrare și calendarul acestora și chiar și un q&a chat bot – o funcție opțională de răspunsuri la un set predefinit de întrebări.
• În fine, un alt feature este People Finder, care dă posibilitatea celor din companie să-și identifice colegii. Este o funcție utilă în special în companiile de mai mari dimensiuni, cu același rol, de a contribui la îmbunătățirea relației dintre angajați. O colaborare eficientă între ei ajută la o desfășurare mai bună a activității zilnice și reduce riscul apariției unor situații în care nu toată lumea are la dispoziție informațiile necesare pentru proiectele în desfășurare.

Toate aceste funcții pe care le putem crea în acest portal înseamnă o comunicare facilă cu angajații, ușor de accesat, corectă și completă.
Posibilitatea de a accesa toate resursele necesare dintr-un singur loc, și identificarea lor printr-o bună comunicare între departamente simplifică procedurile interne și ajută oamenii să-și ducă la bun sfârșit sarcinile.