Microsoft Teams – vizualizarea pe thread-uri care transformă conversațiile în colaborare eficientă – în mediile de lucru moderne, claritatea și contextul fac diferența. Noul thread view din Teams organizează discuțiile pe fire logice, astfel încât mesajele, fișierele și deciziile să rămână conectate și ușor de urmărit.

În Europa, companiile folosesc frecvent un mix de soluții de chat (WhatsApp, Slack, Google Chat, Zoom Team Chat) alături de e-mail. Microsoft Teams aduce împreună simplitatea mesageriei și puterea suitei Microsoft 365, pentru o colaborare completă.

• WhatsApp – rapid și familiar, dar orientat spre uz personal; conversațiile de business devin greu de urmărit, iar fișierele se pot pierde.
• Slack – popular în startup-uri și echipe tech; are thread-uri și integrări, dar costurile cresc, iar integrarea nativă cu Microsoft 365 lipsește.
• Google Chat – potrivit pentru organizațiile pe Google Workspace; simplu pentru mesagerie, mai limitat la integrarea avansată la scară mare.
• Zoom Team Chat – util pentru echipe distribuite; extinde Zoom Meetings cu mesagerie, dar nu acoperă complet documente și task-uri.
• E-mail – omniprezent, dar lent și ineficient pentru discuții dinamice.

Microsoft Teams combină familiaritatea chat-ului cu productivitatea Microsoft 365. Cu thread view, fiecare răspuns rămâne legat de mesajul inițial, iar contextul se păstrează chiar și când discuțiile sunt intense.

• Ca pe WhatsApp, conversațiile sunt rapide – dar aici sunt securizate și guvernate de politici enterprise.
• Ca pe Slack, ai thread-uri – și integrare nativă cu Outlook, OneDrive, SharePoint, Planner.
• Ca pe Google Chat, e simplu – și discuți lângă fișiere, task-uri și meeting-uri.
• Ca pe Zoom Chat, mesajerie pentru remote – și un hub complet de productivitate.

• Răspuns în thread – orice mesaj poate avea discuții dedicate, fără să aglomereze canalul.
• Structură clară – conversațiile se urmăresc ca pe forumuri moderne, cu context la vedere.
• Integrare profundă – fișiere, task-uri și fluxuri de lucru legate de conversația în care au apărut.

Thread view nu este doar o schimbare vizuală – crește eficiența și calitatea colaborării în echipele hibride și distribuite.

• Claritate – informațiile nu se mai pierd în flux; totul rămâne conectat la subiect.
• Rapiditate – mai puține clarificări, decizii mai rapide.
• All-in-one – chat, fișiere, meeting-uri și aplicații în același spațiu.
• Securitate enterprise – conformitate și guvernanță pe care aplicțiile personale nu le oferă.

Ecosistemul Microsoft 365 evoluează continuu; thread view deschide calea pentru workflows mai inteligente – de la tasking automat până la integrarea cu Copilot pentru rezumate și acțiuni direct din conversații.

👉 La Stadler & Partners ajutăm companiile să activeze și să adopte cele mai noi capabilități Microsoft Teams & Microsoft 365 pentru o colaborare mai clară și mai eficientă.

📌 Citește și: From threads to workflows – Microsoft Teams features that boost everyone’s productivity

Vrei să vezi cum poți implementa thread view și bune practici de colaborare în Teams? Contactează echipa Stadler & Partners pentru o discuție aplicată.

Adoptarea robotizării proceselor (RPA) a devenit o prioritate strategică pentru multe organizații care își doresc să își crească eficiența, să reducă costurile și să eficientizeze operațiunile. Cu toate acestea, în timp ce beneficiile RPA sunt evidente, calea către o implementare de succes este adesea mai anevoioasă. Un aspect critic, dar uneori neglijat, al unei inițiative RPA este așa numita etapă de descovery. 

Etapa de discovery este pasul inițial într-un ciclu de viață RPA, în care organizațiile își analizează operațiunile cu scopul de a identifica procesele care pot fi automatizate. Această etapă se concetrează pe: 

• Evaluarea proceselor de business pentru a stabili care procese sunt repetitive, bazate pe reguli și potrivite pentru automatizare.

• Evaluarea potențialului ROI prin estimarea impactului pe care îl poate avea automatizarea sarcinilor specifice în materie de reducere a costurilor, creșterea productivității și eliminarea erorilor.
   
• Prioritizarea proceselor  în funcție de fezabilitatea automatizării și valoarea potențială de business. 

Obiectivul este crearea unui grafic clar pentru implementarea RPA, asigurându-ne că resursele organizației sunt direcționate către domenii cu impact major care pot generarezultate tangibile.  

De ce este importantă etapa de discovery? 

Etapa de discovery joacă un rol important în asigurarea succesului proiectului tău RPA din numeroase motive:

Nu toate procesele de business se pretează pentru automatizare cu RPA. Etapa de discovery permite organizațiilor să își evalueze fluxurile de lucru și sarcinile care sunt repetitive, consumatoare de timp și bazate pe reguli. Procesele cu volume mari și sarcini repetivie, precum intrări de date, procesare facturi sau generare de rapoarte sunt candidați ideali pentru automatizare. 

Fără o etapă amănunțită de discovery, organizațiile riscă automatizarea unor procese care sunt prea complexe, non-standard sau care suportă modificări frecvente. Acest lucru poate duce la eforturi eșuate de automatizare și resurse consumate. Prin evaluarea temeinică a proceselor în avans, puteți evita aceste situații și vă puteți concentra pe automatizarea sarcinilor care vor genera cea mai mare valoare adăugată.

Etapa de discovery ajută organizațiile să prioritizeze procese care vor avea cel mai mare ROI. Nu toate procesele vor avea însă același impact când vor fi automatizate- unele ar putea  aduce reduceri de costuri semnificative, în timp ce altele ar putea îmbunătăți eficiența doar superficial.  

Prin elaborarea unui analize detaliate a fiecărui proces, inclusiv frecvența, durata și marja de eroare a acestuia, organizațiile pot înțelege mai bine beneficiile financiare și operaționale potențiale care ar rezulta din automatizarea fiecărei sarcini. Acest lucru permite decidenților să prioritizeze procese care oferă cel mai mare ROI, asigurând că implementarea RPA aduce rezultate semnificative pentru afacerea lor.  

Etapa de discovery ajută organizațiile să identifice potențialele riscuri și provocările înainte ca automatizarea să înceapă. Acestea pot include: 

•  Variabilitatea proceselor: Unele procese pot implica prea multe excepții sau solicita judecată umană, astfel ele fiind mai puțin pretabile pentru automatizare 

•  Probleme legate de calitatea datelor: Automatizarea se bazează pe date structurate, curate. Dacă datele care alimentează un proces sunt nestructurate sau inconșistente, acest lucru poate genera erori în timpul automatizării.  

•  Aspecte de conformitate: Unele procese se pot supune unor cerințe,unor reglementări sau reguli de conformitate care trebuie luate în calcul în mod serios atunci când sunt automatizate  

 Prin identificarea acestor riscuri din timp, organizațiile le pot adresa în mod proactiv și pot lua decizii informate în ceea ce privește procesele care se vor automatiza și pot lua măsurile necesare pentru prevenirea eventualelor  obstacole.

Etapa de discovery permite ca inițiativa RPA să fie aliniată cu obiectivele de business mai extinse ale organizației. Automatizarea proceselor doar de dragul automatizării poate duce la oportunități eșuate și rezultate suboptime. Înțelegând în mod clar cum contribuie  fiecare proces automatizat la obiectivele organizației – fie că este vorba despre reducerea costurilor, îmbunătățirea serviciului de clienți, sau creșterea eficienței operaționale- puteți să vă asigurați că eforturile dvs RPA sunt aliniate strategic.  

Această aliniere nu numai că îmbunătățește șansele de succes dar și ajută la câștigarea sprijinului din partea stakeholderilor prin demonstrarea modului prin care RPA poate sprijini în mod direct obiectivele cheie de business.

Această etapă de discovery pune bazele unei strategii RPA scalabile. Prin analizarea detaliată și documentarea proceselor prin această etapă, organizațiile pot dezvolta metodologii standardizate pentru automatizare.  Acest lucru face mai ușoară scalarea RPA în diferite departamente sau unități de business. 

O etapă de discovery bine structurată ajută și la crearea unui grafic clar pentru inițiative viitoare de automatizare, asigurând că pe măsură ce afacerea crește și se dezvoltă, strategia RPA poate fi extinsă și adaptată pentru a răspunde noilor provocări. 

Pașii importanți în etapa de discovery

Pentru a maximiza beneficiile etapei de discovery, este important să urmăm o abordare structurată. Iată pașii importanți pentru aceasta: 

1. Identificarea proceselor  

Începe prin maparea proceselor care există deja în organizație. Acest lucru poate fi realizat prin interviuri, workshop-uri sau analiza fluxurilor de lucru existente. Identifică sarcinile care sunt repetitive, bazate pe reguli și conțin un volum mare de tranzacții.  

2. Evaluarea fezabilității 

Odată ce procesele potențiale au fost identificate, evaluați dacă acestea se pretează pentru automatizare. Evaluați factori precum stabilitatea procesului, numărul de excepții și disponibilitatea datelor structurate. Procesele care sunt stabile, standardizate și bazate pe reguli sunt deseori cei mai buni candidați pentru RPA.  

3. Evaluarea ROI 

Pentru fiecare proces luat în calcul, evaluați potențialul ROI. Acest pas include cuantificarea economiei de timp, reducerea costurilor cu forța de muncă, și reducerea erorilor pe care automatizarea le-ar putea genera. Este de asemenea important să luați în calcul costurile asociate cu implementarea RPA, precum licențele, dezvoltarea și mentenanța.  

4. Prioritizarea proceselor

După evaluarea fezabilitații și calculul ROI pentru fiecare proces, prioritizați procesele în funcție de valoarea potențială de business. Procesele care ar trebui automatizate în primul rând sunt cele cu cel mai înalt grad de ROI, cel mai mare impact asupra productivității sau cele care sprijină în mod direct obiectivele strategice de business.  

5. Evaluarea riscului 

Realizați o evaluare detaliată a riscului pentru fiecare proces. Identificați potențiale blocaje, precum probleme legate de calitatea datelor, domenii de interes în materie de reglemenetare sau variabilitatea mare a proceselor. Dezvoltați strategii de diminuare a oricăror riscuri înainte de continuarea procesului de automatizare.  

6. Elaborarea unui grafic de implementare

Creați un grafic detaliat de implementare pentru proiectul vostru de RPA, punând în prim plan procesele care urmează să fie automatizate, graficul de implementare și resursele necesare. Acest grafic are rol de schiță pentru proiectul vostru RPA, asigurând că eforturile de automatizare sunt concentrate și organizate.  

Vezi cum au implementat clienții noștri soluții RPA pentru optimizarea proceselor care au generat economie de timp și cost.  

Etapa de Discovery pune bazele succesului RPA 

Etapa de discovery este o componentă critică a oricărei inițiative RPA de succes. Prin identificarea proceselor corecte, evaluarea potențialului ROI, diminuarea riscurilor și alinierea eforturilor de automatizare cu obiectivele de business, organizațiile se pot asigra că implementarea lor RPA aduce valoare adăugată.   

Sărind etape sau grăbind ritmul în cadrul etapei de discovery poate duce la decizii de automatizare slabe, resurse consumate și rezultate suboptime. Prin investirea de timp și efort pentru elaborarea unei faze de discovery complete, afacerile pot pune bazele unui succes pe termen lung, asigurându-se că inițiativa RPA este atât eficientă cât și scalabilă.  

Dacă ai în plan să pornești într-o inițiativă RPA, ține minte: cheia pentru deblocarea potențialului său complet începe cu o etapă de descoperire bine executată.  

Nu știți de unde să începeți? Suntem aici să vă ajutăm. Completați formularul și vă vom contacta. 

Microsoft Viva este o platformă de experiență a angajaților care aduce resursele interne ale organizației dvs., cum ar fi comunicațiile, cunoștințele, învățarea și perspectivele în Microsoft Teams, cu scopul de a facilita partajarea, colaborarea și discuțiile într-un singur loc. Există patru piloni principali în Viva – Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics și Viva Connections.

Viva Connections este o aplicație care vă permite să integrați Apollo 365 Portal Intranet cu Microsoft Teams, permițând astfel accesul la Apollo 365 Portal Intranet din aplicația Teams. Acest lucru înseamnă că nu trebuie să ieșiți din aplicația Teams pentru a căuta în portal- se află chiar acolo, în partea stângă a panoului de navigare în aplicația Teams. Viva Connections poate fi personalizat cu logo-ul organizației dvs. și oferă aceeași experiență ca în cazul navigării pe portalul intranet în afara aplicației Teams.

Apollo 365 îți aduce la un loc toate resursele de care ai nevoie pentru a lucra ușor, productiv și eficient, de oriunde.

În portalul intranet ai propriul birou digital, un hub de colaborare și interacționare cu clienții și colegii, în care poți gestiona și procesele comune precum registratura, cererile de concediu, aprobarea contractelor, aprobarea achizițiilor, revizuirea procedurilor de lucru și altele.

Pentru o prezentare detaliată a soluției consultați pagina Apollo 365 Portal Intranet (SharePoint Online).

Apollo 365 Portal Intranet este un instrument util care permite partajarea informațiilor și resurselor în cadrul organizației, în special în această eră digitală în care existența unui hub digital este vitală pentru promovarea culturii companiei și a comunicării.

Odată cu creșterea numărului de angajați care optează pentru munca de acasă sau cei care aleg să urmeze un model hibrid, este important ca angajații să se simtă implicați și să aibă un sentiment de apartenență la cultura organizațională.

Chiar dacă multe companii folosesc un intranet propriu, Microsoft Teams este adeseori cea mai utilizată resursă pentru comunicarea internă și colaborare între membrii echipei. De aceea, în opinia noastră integrarea Microsoft Teams cu Apollo 365 Portal Intranet prin Microsoft Viva Connections ar putea fi un pas util de făcut.

Microsoft Teams nu poate înlocui o soluție de tipul Apollo 365 Portal Intranet, însă el poate constitui unul dintre cele mai bune instrumente de colaborare disponibile pentru organizații și reprezintă din ce în ce mai mult o resursă pentru munca la distanță.

Interfațarea prin Viva Conenctions a Apollo 365 Portal Intranet cu Microsoft Teams va însemna că veți putea accesa resursele din cadrul intranetului (informații, documente, procese și aplicații particularizate) direct din aplicația Teams, de pe orice device.

• Adaptarea la era digitală nu mai este o alegere, a devenit o condiție esențiala pentru a rămâne relevant in mediul de afaceri curent si presupune o transformare continua
• Devine imperativ ca organizațiile sa acorde o mai mare atenție programelor de formare (training, mentorat, coaching)
• Procesele de business trebuie revizuite continuu si adaptate sa reflecte realitatea curenta si planurile de dezvoltare ale companiei, astfel încât sa susțină in cel mai eficient mod posibil atingerea obiectivelor strategice; noile inovații tehnologice oferă importante oportunități de optimizare operațională
• Transformarea digitală este un proces continuu de optimizare a ecosistemului tehnologic;

Transformarea digitală este un proces continuu de optimizare a ecosistemului tehnologic; următoarele aspecte sunt esențiale pentru generarea unui impact strategic si accelerarea realizării beneficiilor:

Adaptarea la era digitală nu mai este o alegere, a devenit o condiție esențiala pentru ca organizațiile să rămână competitive, să își îmbunătățească operațiunile și să răspundă nevoilor în continuă evoluție si cerințelor tot mai exigente ale clienților și angajaților. De exemplu, pandemia COVID-19 a demonstrat nevoia ca organizațiile să fie agile și flexibile, munca la distanță și colaborarea digitală devenind noua normă.

Jeff Bezos, CEO-ul Amazon, a menționat într-o discuție pe tema transformării digitale că „singurul avantaj durabil pe care îl poți avea față de ceilalți este agilitatea”.

Succesul durabil într-un mediul de afaceri dinamic și în permanenta schimbare presupune o transformare operațională si digitala continuă. Aceasta transformare trebuie inițiată si transpusa in cultura organizațională printr-un angajament activ si susținut din partea echipei de management.

Un element critic al acestei transformări îl reprezintă dezvoltarea încrederii între angajații companiei. Liderii trebuie să aibă încredere că oamenii din organizația lor iau deciziile corecte atunci când li se oferă instrumentele și informațiile potrivite, si angajații trebuie să aibă încredere că liderii ii sprijină în activitate și îi ajuta să se dezvolte in cadrul organizației. Încrederea se bazează pe un istoric al interacțiunilor si poate fi susținută in timp prin adoptarea unor sisteme tehnologice care sa faciliteze derularea activității si generarea unor rapoarte relevante privind îndeplinirea sarcinilor asumate.

Unele modele operaționale disruptive includ chiar o tranziție de la ierarhiile tradiționale bazate pe structuri decizionale rigide si birocratice către structuri organizatorice agile în care oamenii din cadrul companiei sunt împuterniciți să ia decizii si sa acționeze proactiv in baza unor valori și principii bine definite. Firmele se îndepărtează treptat de culturile ce presupun aversiune față de risc și evoluează către culturi în care inovația și experimentarea sunt încurajate. Aceasta deschidere este posibila datorita inovațiilor tehnologice ce oferă abilitatea de a monitoriza in timp real indicatori cheie de performanta astfel încât eventualele derapaje sa poată fi identificate si corectate rapid.

Oamenii au in general nevoie de claritate si sens.  Definirea si comunicarea unei strategii clare de business pe termen mediu (perioada considerata in mod uzual este de 3-5 ani, intervalul de timp putând varia de la organizație la organizație), a unor obiective anuale măsurabile si a nevoii de transformare digitala pentru atingerea acestor obiective oferă angajaților sens și direcție, ajutându-i să înțeleagă rolurile și responsabilitățile pe care le au și modul în care contribuie la succesul organizației. Această claritate ajută echipele să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat, definește cum arată succesul si modul in care este măsurată performanta, promovează colaborarea între angajați și îi ajută să ia decizii mai bune, aliniate cu prioritățile organizației, conducând la o satisfacție mai mare la locul de muncă și un sentiment de împlinire.

Promovarea unui sentiment de autonomie, responsabilitate si sens încurajează angajații să fie mai implicați, mai inovatori și să aducă contribuții valoroase la dezvoltarea organizației. Aceste contribuții pot fi mult amplificate prin promovarea unei culturi a învățării continue, dezvoltarea de competențe digitale si accesul la soluțiile tehnologice optime care sa faciliteze luarea rapida de decizii si acționarea in baza acestora.

Un raport publicat de MIT și Capgemini identifică următoarele atribute ca fiind definitorii pentru a fi de succes in era digitala: orientarea către succesul clienților, inovația, luarea deciziilor bazate pe date, colaborarea, cultura deschisă in care angajatul este împuternicit si responsabilizat, mentalitatea orientata spre adoptarea rapidă a soluțiilor tehnologice optime, agilitatea și flexibilitatea.

Devine astfel imperativ ca organizațiile sa acorde o mai mare atenție programelor de formare (training, mentorat, coaching) adaptate permanent nevoilor organizației, care să-i susțină pe angajați in adoptarea unei culturi transformaționale, bazate pe dezvoltarea continua de noi abilitați si a unei mentalități constructive (ex., dezvoltare personala, comunicare de impact, competente digitale, managementul schimbării).

Angajații își desfășoară activitatea urmând procese si proceduri, nivelul de formalizare al acestora variind de la caz la caz. Faptul ca un proces sau o procedura generează rezultatele scontate (este eficace), nu înseamnă neapărat ca este si eficient. Unele procese au fost poate definite cu mult timp in urma si reflecta abordarea optima de la momentul respectiv. Intre timp este posibil ca organizația, piața sau capabilitățile tehnologice sa fi evoluat astfel încât sa existe in prezent noi oportunități de îmbunătățire.

Procesele de business trebuie revizuite continuu si adaptate sa reflecte realitatea curenta si planurile de dezvoltare ale companiei, astfel încât sa susțină in cel mai eficient mod posibil atingerea obiectivelor strategice.

Monitorizarea, analizarea si transformarea regulata a modului in care sunt executate procesele oferă companiilor abilitatea de a se adapta rapid la dinamica pieței prin adoptarea celor mai bune practici, pot reduce costurile operaționale, pot îmbunătăți calitatea produselor și serviciilor pe care le oferă și pot spori satisfacția clienților.

Mai mult, prin optimizarea proceselor, organizațiile pot identifica și valorifica noi oportunități de creștere și inovare astfel încât sa își construiască avantaje competiționale. Optimizarea implică adesea integrarea de noi tehnologii și sisteme care pot automatiza anumite sarcini, pot elimina blocajele și oferă informații în timp real asupra datelor.

În plus, optimizarea poate ajuta companiile să construiască o cultură a îmbunătățirii continue, în care angajații sunt încurajați să identifice ineficiențe și să sugereze schimbări benefice creșterii eficientei operaționale.

Pentru un maxim de valoare, schimbările aduse proceselor trebuie agreate cu reprezentanți cheie din rândul beneficiarilor si comunicate rapid si clar persoanelor implicate in executarea acestor procese.

Transformarea digitală este un proces continuu de optimizare a ecosistemului tehnologic si poate adresa aspecte precum consolidarea infrastructurii si a aplicațiilor (ex., migrarea către soluții in cloud), modificarea sistemelor existente sau implementarea unor noi soluții (ex., bazate pe Inteligenta Artificiala, soluții avansate de raportare, platforme de automatizare, colaborare sau raportare, sisteme de integrare si securizare a datelor) care susțin si accelerează atingerea obiectivelor organizaționale.

Un studiu HFS Research menționează următoarele aspecte ca fiind esențiale pentru generarea unui impact strategic si accelerarea realizării beneficiilor: (1) automatizarea activităților pentru eficientizarea executării proceselor, (2) implementarea de soluții avansate de raportare si (3) utilizarea modelelor bazate pe Inteligenta Artificiala pentru accelerarea si optimizarea deciziilor.

In mod particular, soluțiile de automatizare software a proceselor (RPA) ce presupun volume mari de activități repetitive consumatoare de timp oferă un mod rapid de a obține beneficii importante precum creșterea productivității, evitarea de costuri, îmbunătățirea calității sau creșterea nivelului de respectare a regulilor si reglementarilor. Prin degrevarea angajaților de anumite activități, creste abilitatea lor de a se dedica lucrurilor ce aduc un maxim de valoare companiei si dezvoltării continue.

Pentru a maximiza impactul investițiilor, angajații trebuie sa beneficieze in mod regulat de programe de formare si actualizare a competentelor digitale.

Un articol scris în parteneriat cu Creative & Bright