Pentru operațiuni, financiar și achiziții

Automatizarea proceselor: aprobări pe baza regulilor predefinite, documente arhivate automat.

Pe Microsoft 365 și Power Platform, legat de ERP și de semnătură. Unde un sistem nu are API, folosim roboți RPA. Fiecare pas are un responsabil, iar fiecare decizie se înregistrează în istoric.

Discutați procesulVedeți diagrama
  • Automatizări de procese din 2016pe platformele Microsoft
  • Fluxuri de aprobare livrateîn producție industrială, sănătate și servicii
  • BPMN 2.0notația standard, la cerere, ca specificație a procesului

Un proces, de la cap la coadă

Cum arată un proces automatizat: aprobarea unui contract

Aprobarea unui contract, de la draft la arhivă. Fiecare bandă e un rol, fiecare casetă un pas. Selectați un pas ca să vedeți ce se face acolo și pe ce rulează.

  1. Autor

    Începe procesul

    Un angajat are nevoie de un contract nou cu un furnizor, un client sau un partener.

  2. Autor

    Draft din șablon

    Contractul se generează din șablonul firmei. Partenerul și valoarea se preiau din aplicație, nu se tastează.

  3. Juridic

    Revizie juridică

    Juridicul primește contractul în Teams. Comentariile se salvează pe contract, nu în e-mailuri.

  4. Juridic

    Aprobat de juridic?

    Dacă nu, contractul se trimite înapoi autorului, cu modificările cerute. Dacă da, se trimite la verificarea financiară.

  5. Financiar

    Verificare financiară

    Financiarul verifică valoarea și condițiile de plată și aprobă dintr-un card în Teams.

  6. Financiar

    Peste pragul de valoare?

    Pragul îl stabiliți voi. Sub prag, contractul se trimite direct la semnare; peste prag, îl aprobă conducerea.

  7. Conducere

    Aprobare conducere

    Conducerea deschide contractul și aprobările anterioare într-un singur card, din care aprobă sau respinge.

  8. DocuSign

    Semnare în DocuSign

    Contractul aprobat se trimite automat la semnare, întâi partenerului, apoi conducerii.

  9. SharePoint

    Arhivare la partener

    Copia semnată și certificatul de semnare se salvează automat în folderul partenerului, cu metadate și retenție.

  10. SharePoint

    Contract încheiat

    Contractul se găsește după partener, valoare sau dată. Înainte de data de expirare, aplicația trimite o alertă.

Ce procese de business automatizăm

Procesul rămâne al vostru. Aprobările, documentele și semnăturile se gestionează într-o aplicație, cu istoric, în locul mailurilor și al tabelelor.

  • Aprobări pe mai mulți pași

    Pe roluri și praguri de valoare, cu istoric complet, până la șase pași într-un flux livrat în industrie. Se aprobă dintr-un card în Teams.

  • Documente arhivate automat

    Fiecare document se salvează lângă înregistrarea lui, cu metadate și retenție.

  • Date între sisteme

    ERP, e-Factura, DocuSign, bancă. Integrarea validează înainte să scrie.

  • Agenți care completează cererile

    Agentul completează cererea din Teams; omul confirmă înainte să se salveze ceva.

  • Termene și alerte

    Pentru ce expiră sau a întârziat, responsabilul primește o alertă înainte să devină problemă.

  • Roboți RPA pentru sistemele fără API

    UiPath sau Power Automate Desktop introduc datele în ecranele aplicațiilor vechi, ca un operator, fără tastare manuală. Îi folosim doar acolo unde nu există altă cale de integrare.

Cum automatizăm un proces, pas cu pas

Pornim de la procesul actual, cu etapele și excepțiile lui.

  1. 01

    Descriem procesul

    Cu oamenii care îl fac, pas cu pas, cu excepțiile lui.

    • Teams
  2. 02

    Îl modelăm

    În BPMN 2.0, dacă aveți nevoie de documentație formală.

    • BPMN 2.0
  3. 03

    Îl construim

    Regulile în aplicație, integrarea între sisteme, roboți RPA unde nu există API.

    • Power Apps
    • Power Automate
  4. 04

    Îl testăm cu voi

    Pe date reale, cu oamenii care îl vor folosi.

    • Teams
  5. 05

    Îl predăm

    Documentat, ca echipa voastră să-l poată opera. Sau îl ținem noi, cu suport și SLA.

    • SharePoint

Alegeți un proces. Urmăriți-l de la cerere la arhivă.

Pentru fiecare proces: pașii, sistemele implicate și ecranul fiecărui pas.

Achiziții

  1. Teams către Agent AI

    Pasul 1: Cerere

    Cineva scrie în Teams ce îi trebuie: 500 de pixuri albastre, până la sfârșitul lunii. Agentul întreabă doar ce lipsește.

  2. Agent AI către Aplicația de procese

    Pasul 2: Căutare

    Agentul caută articolul în catalogul vostru, pe denumire și pe cod, și propune doar articole găsite acolo.

  3. Aplicația de procese către Teams

    Pasul 3: Propunere

    Agentul afișează propunerea în Teams, ca un card, cu articolul, cantitatea și termenul. Termenul se poate schimba.

  4. Teams către Aplicația de procese

    Pasul 4: Referat

    Omul apasă „Creează”. Abia acum referatul se salvează, în stare de lucru.

  5. Aplicația de procese către Teams

    Pasul 5: Aprobare

    Trimis spre validare: aplicația alege aprobatorii după categorie și valoare.

  6. Aplicația de procese către Teams

    Pasul 6: Aprobat

    Referatul aprobat rămâne în aplicație, cu aprobările și istoricul lui. Solicitantul primește decizia în Teams.

Situații frecvente

  • Referatele de achiziție se aprobă pe e-mail, cu fiecare aprobator separat.
  • Facturile din e-Factura se compară de mână cu comanda și avizul.
  • Contractele se trimit la juridic și la financiar în versiuni separate, pe e-mail.
  • Aceeași comandă se introduce o dată în aplicație și încă o dată în ERP.
  • Starea unei cereri se află doar întrebând pe cineva.
  • Termenele de asigurare, ITP sau service se urmăresc într-un tabel.

Dacă recunoașteți cel puțin trei, procesele respective se pot automatiza în Microsoft 365-ul pe care îl aveți deja.

Discutați procesul

Întrebări despre automatizarea proceselor

Lucrăm în Excel. Trebuie să renunțăm la el?

Nu. Excelul rămâne pentru analize și rapoarte. Datele procesului se înregistrează într-o aplicație, cu reguli de validare și istoric, iar exportul în Excel rămâne disponibil.

ERP-ul nostru e vechi și nu are API. Se poate automatiza procesul?

Da. Unde sistemul are API, fluxurile din Power Automate îl apelează direct. Unde nu are, un robot RPA introduce datele în ecranele sistemului, ca un operator. Ambele variante se pot combina în același proces, iar fiecare execuție se înregistrează în istoric.

Folosim programe românești. Le puteți conecta?

Da: SAGA, e-Factura din SPV și ERP-urile locale, prin API, prin fișiere de import sau prin robot RPA. Automatizările noastre contabile pe SAGA rulează în producție.

Trebuie să înlocuim ERP-ul ca să automatizăm?

Nu. ERP-ul rămâne sistemul de evidență. Procesul îi trimite datele și primește înapoi numărul înregistrării.

Oamenii nu vor folosi un sistem nou.

Aprobările se fac în Teams și în Outlook, unde oamenii lucrează deja. Procesul se testează pe date reale, cu cei care îl vor folosi, înainte de lansare.

Putem începe cu un singur proces?

Da. Hackathonul de două zile pornește de la un proces ales de voi, pe datele voastre.

Exemple de procese automatizate

Cum lucrăm

Fără risc ascuns: ce știți de la început.

Riscul de estimare e al nostru, iar datele și planul rămân ale voastre.

  • Datele rămân în tenantul vostru

    Soluția rulează în Microsoft 365 și în Azure-ul vostru. Nu licențiați și nu întrețineți o platformă separată.

  • Preț fix, scop fix

    Estimăm înainte de a începe. Scopul se scrie înainte de prima linie de cod, iar o modificare se cotează și se agreează la vedere.

  • Planul scris rămâne la voi

    Propunerea vine în scris, cu scopul și pașii. O păstrați și o folosiți, indiferent dacă lucrați cu noi sau nu.

Alegeți procesul care vă costă cel mai mult. Pe el îl automatizăm primul.

În 30 de minute discutăm procesul și stabilim ce se pregătește înainte de proiect.

Denis Stadler
Prima discuție e cu Denis Stadler.Fondator · Arhitect AI
Alegeți o oră pentru o discuție de 30 de minute(se deschide într-o filă nouă)Scrieți-ne pe WhatsApp(se deschide într-o filă nouă)Sunați la +40 374 616 331