Pentru CFO, financiar și juridic
Management de documente: documente rutate după reguli, arhivate automat și căutate după metadate.
Un singur loc de încărcare, rutare după regulile voastre și căutare după metadate, nu după numele fișierului. În SharePoint-ul pe care îl aveți deja.
- 25.000+facturi pe lună: capacitatea pentru care e proiectată o arhivă de plăți livrată de noi
- Integrare cu ERP-uldocumentele se arhivează și se citesc prin API, din SAP și din aplicațiile de business
- Semnătură digitală în SharePointcu certificate cloud
Azi
- Documentele se primesc pe e-mail și se salvează în foldere personale.
- Cine încarcă un document decide de fiecare dată unde îl pune.
- Un document se caută după numele fișierului.
- Contractele care expiră se urmăresc separat.
Cu fluxul
- Documentele se încarcă într-un singur loc, din Teams, din e-mail sau din SharePoint.
- Documentul se mută în arhivă după o listă de reguli.
- Căutarea se face după furnizor, număr, dată sau centru de cost.
- Responsabilul primește o alertă înainte de expirare.
Ce face sistemul de management al documentelor
Fiecare bloc rulează în Microsoft 365-ul vostru. Nicio platformă separată de licențiat sau întreținut.
Un singur punct de încărcare
Documentele se încarcă o singură dată, din Teams, din email sau din SharePoint.
Rutare după reguli
Biblioteca și responsabilul se stabilesc pe baza unei liste de configurare, fără o decizie manuală la fiecare încărcare.
Arhivă pe domenii
Operațional, HR, comercial, active. Fiecare document se arhivează la înregistrarea asociată.
Căutare pe metadate
Furnizor, număr, dată, centru de cost. Nu numele fișierului.
Alerte la expirare
Pentru contractele, licențele și autorizațiile care expiră, responsabilul primește o alertă înainte de termen.
Registratură electronică
Intrări și ieșiri numerotate, cu destinatar, confirmare și AWB pentru curier.
Etapele unui document, de la încărcare la arhivă
Etapele rulează automat; un om intervine la aprobare și la documentele sub pragul de încredere.
- 01
Încărcare
Din Teams, email sau SharePoint.
Teams
SharePoint
- 02
Recunoaștere
Un model din Microsoft Foundry stabilește tipul documentului și extrage câmpurile, cu un scor de încredere.
Microsoft Foundry
- 03
Rutare
Biblioteca și responsabilul se stabilesc după reguli. În flux sau în cod, după volum.
Power Automate
Azure Functions
- 04
Aprobare
Unde e nevoie, un om aprobă din Teams.
- Teams
- 05
Arhivă
Cu metadate, retenție și alertă la expirare.
- SharePoint
Purview
Întrebări frecvente
Ce e un sistem de management al documentelor (DMS)?
Un sistem care primește, clasifică, rutează și arhivează documentele firmei, cu reguli de acces și de retenție. Noi îl construim în SharePoint, pe Microsoft 365-ul pe care îl aveți deja.
Cu AI sau fără AI?
Ambele variante. Fără AI, cine încarcă alege tipul documentului și completează câmpurile, iar regulile stabilesc biblioteca în care se arhivează. Cu AI, tipul și câmpurile le completează modelul, iar documentele cu încredere mică se trimit la verificare unui om.
Ce e registratura electronică?
Evidența numerotată a documentelor care intră în firmă și ies din ea: cine le-a trimis, cui au fost repartizate, când s-a răspuns. În SharePoint, cu numere automate și confirmare.
Trebuie să cumpărăm un sistem separat?
Nu. Totul rulează în SharePoint și Microsoft 365, pe licențele pe care le aveți.
Ce facem cu arhiva existentă?
O migrăm, cu metadatele ei, ca să se poată căuta din prima zi.
Funcționează cu e-Factura?
Da. Facturile din SPV se importă în același flux. La un client din construcții se repartizează pe șantier și pe centru de cost.
Putem semna digital în SharePoint?
Da. Am livrat semnătură digitală în SharePoint, cu certificate cloud.
Spuneți-ne ce documente se pierd azi.
În 30 de minute discutăm procesul și stabilim ce se pregătește înainte de proiect.
Mulțumim.
Vă răspundem în cel mult o zi lucrătoare.