ANPCDEFP administrează prezența, concediile și deplasările într-o singură platformă.
Am construit pentru ANPCDEFP platforma de administrare internă, pe Power Platform, și spațiul de lucru digital al agenției, pe SharePoint Online. Prezența, pontajul pe activități și proiecte, concediile, telemunca și deplasările se gestionează în același sistem, pe cele 12 departamente, cu aprobarea coordonatorului și a directorului.
Nevoia clientului
ANPCDEFP gestionează programe cu finanțare europeană, cu personalul organizat pe 12 departamente. Timpul de lucru se raportează pe activități și pe proiecte, iar fiecare deplasare se încadrează în bugetele de diurnă, transport și cazare ale agenției.
Agenția avea nevoie de un sistem unic pentru administrarea personalului, cu reguli aplicate la fel în toate departamentele, cu aprobări pe ierarhie și cu raportare pentru conducere. Documentele departamentelor erau în foldere partajate, pe servere on-premise.
Rezultatul
Conducerea ANPCDEFP are într-un singur sistem prezența, orele lucrate pe activități și proiecte, concediile și deplasările fiecărui departament. Fiecare cerere primește număr de înregistrare și se aprobă pe ierarhie, iar o aprobare actualizează pontajul, prezența și soldul de concediu. Ordinul de deplasare și documentele justificative se generează cu bugetele aprobate și se arhivează în SharePoint.
Soluția livrată
- Platforma de administrare internăUn singur sistem pentru prezență, pontaj, concedii, telemuncă și deplasări, pe Power Platform, cu medii separate de dezvoltare, testare și producție. Nomenclatoarele (activități, proiecte, tipuri de concediu, sărbători legale, bugete, țări și orașe) le administrează resursele umane.
- Structura organizației și drepturileFiecare departament este o unitate distinctă în sistem. Angajatul are acces la propriile înregistrări, coordonatorul la cele ale departamentului, iar directorii la toate departamentele.
- Timpul de lucru pe activități și proiecteAngajatul pontează zilnic pe tipul de activitate și pe proiect, iar prezența echipei se actualizează din pontaj. Ziua se închide automat la sfârșitul zilei; o corecție ulterioară o face doar administratorul.
- Concediile și telemuncaCererea calculează zilele lucrătoare după calendarul de sărbători legale și se aprobă de coordonator, apoi de director, cu înlocuitor când aprobatorul lipsește. Aprobarea înregistrează zilele în pontaj și le scade din soldul anual; resursele umane sunt anunțate la concediile fără plată.
- Deplasările, cu bugetele lorOrdinul de deplasare se încadrează pe bugetele de diurnă, transport și cazare, inclusiv pe mai multe bugete și pe deplasări cu opriri intermediare. Directorul poate ajusta bugetele în timpul aprobării, iar la final ordinul și documentele justificative se generează cu numele aprobatorilor.
- Raportarea pentru conducereTabloul de bord arată starea echipei, soldurile de concediu și cererile în aprobare. Rapoartele Power BI dau orele pe angajat, pe activitate și pe departament și centralizatorul lunar, cu zilele incomplete marcate.
- Spațiul de lucru digitalIntranetul agenției și spațiile de lucru ale echipelor pe SharePoint Online și Teams, cu documentele migrate de pe serverele de fișiere. Platforma de administrare se deschide din intranet, iar documentele deplasărilor se arhivează în SharePoint.
Cum funcționează
- 01
Cererea
Angajatul pontează sau înregistrează o cerere de concediu, de telemuncă ori de deplasare, care primește număr de înregistrare.
Power Apps
- 02
Aprobarea pe ierarhie
Cererea se aprobă de coordonator, apoi de director, după regulile departamentului.
Power Automate
- 03
Înregistrarea
Aprobarea actualizează pontajul, prezența și soldul de concediu, iar documentele deplasării se arhivează în SharePoint.
SharePoint Online
- 04
Raportarea
Conducerea urmărește orele, concediile și deplasările pe departamente, în rapoartele Power BI.
Power BI
