ARACIS gestionează documentele fiecărei evaluări într-un singur dosar, creat și arhivat din aplicația de evaluare.
Am construit pe SharePoint Online sistemul de management al documentelor pentru dosarele de evaluare ARACIS și un serviciu REST în Azure prin care aplicațiile ARACIS creează dosarele, adaugă documentele și le arhivează la finalul evaluării.
Nevoia clientului
ARACIS evaluează programele de studii și instituțiile de învățământ superior. Fiecare evaluare are un dosar cu documentele instituției evaluate și cu documentele experților evaluatori.
Evaluările se gestionează în aplicațiile ARACIS. Documentele aveau nevoie de un sistem comun, în care dosarul în lucru să fie deschis doar evaluatorilor lui, iar dosarul încheiat să fie arhivat și regăsit după instituție.
Rezultatul
Dosarele de evaluare se creează și se completează din aplicațiile ARACIS, iar documentele lor stau în SharePoint, cu acces pentru evaluatorii fiecărui dosar. La finalul evaluării, dosarul trece în arhivă și rămâne de găsit din căutare, după instituție și după tipul documentului.
Soluția livrată
- Arhitectura informaționalăUn site SharePoint cu biblioteca dosarelor în lucru, arhiva evaluărilor și nomenclatoarele, cu tipuri de conținut și coloane de site pentru fiecare tip de document.
- Serviciul de integrareUn serviciu REST în Azure App Service, cu șapte operații pentru aplicațiile ARACIS. Sincronizează nomenclatoarele, adică utilizatorii, instituțiile și șabloanele, creează dosarul, adaugă documente, returnează documentele dosarului, actualizează starea lui, îl finalizează și returnează datele din arhivă.
- Acces pe dosarLa crearea dosarului, serviciul acordă acces evaluatorilor lui. Permisiunile se schimbă odată cu starea dosarului, după roluri definite din nivelurile de permisiuni standard SharePoint.
- Documente adăugate din aplicație sau din SharePointUn document adăugat prin API primește un link de colaborare, pe care aplicația îl trimite evaluatorului. Documentele adăugate direct în SharePoint apar și ele în lista dosarului, returnată aplicației.
- Căutare și dosarele meleCăutarea are verticale pentru toate documentele, dosarele în lucru și dosarele arhivate, cu filtre. Pe pagina de start, o componentă SharePoint Framework afișează dosarele în lucru ale utilizatorului autentificat.
- Securitate și livrareServiciul se autentifică în SharePoint cu un certificat păstrat în Azure Key Vault, prin identitate administrată și rețea virtuală. Soluția se instalează cu pipeline-uri Azure DevOps în mediile de dezvoltare, de test și de producție.
Cum funcționează
- 01
Crearea dosarului
Aplicația ARACIS cere un dosar nou, iar serviciul creează structura în SharePoint și acordă acces evaluatorilor.
Azure App Service
SharePoint Online
- 02
Completarea
Documentele se adaugă prin API sau direct în SharePoint, iar aplicația primește linkurile lor.
- SharePoint Online
- 03
Evaluarea
Pagina de start afișează dosarele în lucru ale evaluatorului, care caută în documentele la care are acces.
- SharePoint Online
- 04
Arhivarea
La finalizare, serviciul mută documentele în arhivă și actualizează permisiunile dosarului.
- Azure App Service
