Somet aprobă facturile furnizorilor în dosare SharePoint, iar roboții UiPath le înregistrează în gestiune.
Facturile din e-Factura intră într-un singur punct de încărcare, primesc automat datele din factură și trec prin aprobarea pe roluri a fluxului ales. După „bun de plată”, roboții UiPath înregistrează facturile în programul de gestiune, iar dosarul finalizat se arhivează pe proiect, centru de cost și furnizor.
Nevoia clientului
Somet primește facturi de la furnizori de materiale, de la subantreprenori și de la furnizori de servicii diverse. Fiecare categorie are alți aprobatori, de la managerul comercial sau de proiect până la financiar și contabilitate, iar facturile se trimiteau pe email pentru aprobare.
Firma avea nevoie de un flux de aprobare spre plată, cu anexele și documentele de calitate lângă factură, de o arhivă organizată pe proiecte, centre de cost și furnizori și de înregistrarea facturilor aprobate în programul de gestiune fără introducere manuală.
Rezultatul
Fiecare factură are un dosar cu anexele, documentele de calitate și istoricul aprobărilor pe roluri. Roboții înregistrează facturile subantreprenorilor și ale furnizorilor de servicii diverse în programul de gestiune, fără introducere manuală, iar dosarul ajuns la „bun de plată” nu mai poate fi modificat.
Soluția livrată
- Un singur punct de încărcareFacturile descărcate din e-Factura se încarcă într-o bibliotecă de intrare. Un flux Power Automate completează metadatele din factură, iar responsabilul alege fluxul de aprobare.
- Dosarul facturiiFactura se mută automat într-un dosar numit după numărul facturii, furnizor și dată. Anexele și documentele de calitate se atașează dosarului după metadate.
- Trei fluxuri de aprobareFurnizori de materiale, subantreprenori și servicii diverse, fiecare cu aprobatorii lui. La respingere, dosarul revine la pasul anterior cu motivul, iar aprobatorii primesc zilnic lista documentelor de aprobat.
- Aprobatori din listăAprobatorii, proiectele, furnizorii și centrele de cost se administrează din liste SharePoint, fără modificări de cod. Dosarul ajuns la „bun de plată” nu mai poate fi modificat.
- Roboții de înregistrareDoi roboți UiPath preiau dosarele aprobate ale subantreprenorilor și ale furnizorilor de servicii diverse, citesc e-Factura și pozițiile din anexă și creează factura în programul de gestiune, pe capitolul și centrul de cost corecte.
- Erorile, tratate pe facturăCând un centru de cost nu e valid sau anexa e incompletă, robotul oprește doar factura respectivă, o marchează „Eroare robot” și trimite un email. După corectare, factura se reprocesează.
- Arhiva și căutareaDosarul finalizat se mută în arhiva fluxului, pe proiect, centru de cost și furnizor. Căutarea filtrează după furnizor, proiect și centru de cost, iar lista se exportă în Excel.
Cum funcționează
- 01
Încărcarea
Factura din e-Factura intră în biblioteca de intrare, cu datele completate automat.
SharePoint Online
Power Automate
- 02
Aprobarea
Fiecare rol aprobă sau respinge din email sau din Teams, cu motivul trecut în dosar.
- Power Automate
- 03
Înregistrarea
Robotul creează factura în programul de gestiune și trece dosarul în „Finalizat”.
UiPath
- 04
Arhivarea
Dosarul finalizat intră în arhivă, pe proiect, centru de cost și furnizor.
- SharePoint Online
